湘南学院公务卡管理办法
日期:2012-06-13 11:59:15  发布人:admin  浏览量:133

 

湘南学院公务卡管理办法(试行)

 

第一章 总则

第一条  为进一步深化国库集中支付制度改革,规范我院财政资金支付业务,减少现金支付,提高支付透明度,加强财务监督,根据《湖南省省级预算单位公务卡管理试行办法》(湘财库[2008]9号)以及湘南学院公务卡实施方案,结合我院银行卡发卡及受理环境等实际情况制定本办法。

第二条  本办法所称公务卡,是指银行业金融机构为我院在职职工发放,具有透支功能,主要用于公务活动开支和财务报销业务的一种贷记卡(信用卡)。

第三条  公务卡结算的适用范围为预算单位财政授权支付业务中原使用现金结算的公用经费支出,包括差旅费、招待费和2万元(以人民币为单位,下同)以下的零星购买支出等。在预算单位公务支出中,按规定须通过财政直接支付和财政授权转账支付的财政支出,仍按国库集中支付的有关要求办理。学院根据银行卡受理环境等情况,普及及规范公务刷卡行为,逐步实现公务支出的无现金支付和支付信息的电子化管理。

第四条  公务卡的发卡银行(以下简称“发卡行”)是指办理省级国库集中支付业务的代理银行。为了保障国库集中支付的顺利清算和公务卡业务的有序运作,我院选择本单位零余额账户开户行作为公务卡发卡行,即交通银行郴州市分行。

第五条  持有公务卡的工作人员(以下统称“持卡人”)应当妥善保管公务卡,规范使用公务卡办理公务支出的支付结算业务,并及时向学院财务处申请办理报销手续。

第六条  财务处应当根据财务管理要求,认真审核公务卡消费报销事项。对于批准报销的公务卡消费支出,应当及时通过国库集中支付系统办理公务卡的资金还款手续。

第二章 公务卡日常管理

第七条  公务卡由学院组织在职职工向发卡行申办。公务卡申办成功后,由发卡行将持卡人姓名、卡号、授信额度等信息录入至国库集中支付系统,最终由学院财务处在国库集中支付系统中予以核实并确认。

第八条  财务处在工作人员新增、调动、退休时,应及时组织办理公务卡的申领或停止使用等手续,并通知发卡行及时维护公务卡支持系统相关数据,最终由财务处在国库集中支付系统中予以核实并确认。现有工作人员涉及学院内部部门变动时,由财务处在国库集中支付系统中予以修改并确认。

第九条  为保障金融信息和公务信息安全,学院推行的公务卡一律采用“62”字头的银联标准卡。

第十条  公务卡应优先用于公务支出的支付结算。持卡人因公务支出需要,根据公务卡受理环境和学院规定,先以个人名义进行刷卡消费,并取得相应报销凭证和有关银行卡消费凭证(即POS机小票)。在公务刷卡消费尚未审核报销之前,刷卡消费行为仍属个人消费行为。公务支出发生后,由持卡人及时向财务部门申请办理报销手续。公务卡也可用于个人消费,但不得向单位办理财务报销手续,个人承担由此导致的经济法律等全部责任。

第十一条  公务卡的初始信用额度为3万元。每个教职工具体的信用额度由发卡行根据个人的收入和信用状况核定。特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时,持卡人可向发卡行申请临时增加信用额度,增加的额度数和使用期限等具体事项,按照发卡行有关规定执行。

第十二条  持卡人在规定的信用额度和免息还款期内先消费,后还款。

第十三条  公务卡的卡片和密码均由个人负责保管。公务卡遗失或损毁后的补办等事项由个人自行联系发卡行申请办理,发卡行审核申请后重新发卡。发卡行应根据重新发卡情况在公务卡支持系统中更新公务卡相关信息并及时通知学院财务处在国库集中支付系统中予以核实并确认。

第十四条  发卡行应按月向持卡人提供公务卡对账单,并按照与持卡人约定的联络方式,及时向持卡人提供公务卡账户资金变动情况和还款提示等重要信息。

第十五条  为了便于管理,经与发卡行商定,我校公务卡的账单日 (发卡行账单生成日期)统一定为每月18日,即上月18日至本月17日为一个账单周期,一个账单周期内的交易欠款须在该期账单的到期还款日前归还。到期还款日(本期账单还款的最后日期)为账单日后的第20日。

第三章 公务卡支付管理

第十六条  公务卡的结算范围为日常公用和零星购买支出,包括:印刷费、差旅费、培训费、会议费、招待费、邮电费、交通费、劳务费、租赁费、小型维修费及公务卡信用额度限额内的零星商品购买支出等。在公务卡结算范围内的日常公用和零星购买支出,凡在具备刷卡条件商户消费的,一律要使用公务卡结算。

第十七条  原则上持卡人信用消费金额单笔不得超过2万元。

    第十八条  对个别商业服务网点无法使用公务卡结算的零星公务支出,需另作说明并经财务审核人员核实后方可报销。报销时由财务部门将款项转至持卡人公务卡账户,不得直接以现金支付。在行政事业单位公务支出中,按规定须通过财政直接支付和财政授权支付的财政支出,仍按国库集中支付的有关要求办理。

第十九条  持卡人在执行公务中原则上不允许通过公务卡提取现金进行消费。情况特殊确需办理现金借款的,经单位财务部门批准同意后,由借款人办妥借款手续,财务部门将借款资金划转借款人公务卡。因无法使用公务卡结算或其它原因致使持卡人在公务活动中垫付现金的,财务部门在进行合规性审核后,报销时将资金划转持卡人账户,不以现金方式支付。未经批准的提现业务,提现手续费等费用由持卡人承担。

第四章 公务卡财务报销管理

第二十条  实行公务卡结算方式不改变学院现行财务管理制度与报销基本流程,不改变现行会计核算办法。

第二十一条  持卡人因公务活动使用公务卡消费时,应取得本人签名的公务卡消费交易凭条(即POS机小票)和相对应的报销发票。持卡人务必妥善保管好公务卡刷卡消费的交易凭条,汇同发票一起交会计人员进行账务处理。

第二十二条  持卡人使用公务卡消费结算的各项公务支出必须在发卡行规定的免息还款期内,提前至少7个工作日到财务部门报销。持卡人因故或因学院节假日不能在规定的免息还款期内办理报销手续的,应由个人先行还款,因超过规定免息还款期造成的罚息、滞纳金等相关费用以及由此造成的个人信用受损,由持卡人承担。

第二十三条  学院财务人员登录国库集中支付系统,根据持卡人姓名、交易日期、消费金额等信息,查询核对公务消费的真实性,审核确认后通过国库集中支付系统生成授权支付令交代理银行办理报销还款。

第二十四条  确因工作需要,持卡人不能在规定的免息还款期内返回单位办理报销手续的,可由持卡人或其所在单位相关人员向单位财务部门提供持卡人姓名、交易日期和每笔交易金额的明细信息,并办理相关借款手续,经财务部门审核批准,于免息还款期之前,先将资金转入公务卡,持卡人返回单位后向财务部门补办报销手续。

第二十五条  实行公务卡结算方式后,原则上不再向职工个人办理个人公务卡信用额度限额内的现金借款。特殊原因需要现金借款的,须按照有关规定进行严格审批。

第二十六条  学院实行公务卡结算方式后,工资、津贴补贴、奖金等工资性经费仍通过个人工资卡进行结算和发放;因教学、科研及管理工作需要购买商品和服务等公务消费支出则通过公务卡结算,原则上不再使用现金结算。

第二十七条  横向科研项目和创收经费项目报账可实行双向选择:即公务卡结算、转账结算。

第五章 附则

第二十八条  本办法由财务处负责解释。

第二十九条  本办法自发布之日起实施。

  

                                              湘南学院

                                         二O一二年六月六日


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